Een responsieve overheid is een overheid die naast de burger staat in plaats van tegenover. Om dat te bereiken is het belangrijk om de informatiepositie van burgers te versterken, zodat hij op gelijke voet kan staan met de overheid. Dat vereist een informatiehuishouding die de overheid in staat stel om openbaar te kunnen zijn. Die biedt meer transparantie en betere verantwoording, hetgeen burgers in staat stelt tot (e-)participatie en uiteindelijk een meer volwaardiger samenwerking tussen overheid en burger.
Zowel actieve als passieve openbaarmaking van overheidsinformatie spelen een cruciale rol in de democratische rechtsstaat. Beide dragen bij aan het versterken van de informatiepositie van de burger, wat ervoor kan zorgen dat deze op gelijke voet kan komen te staan in haar interactie met de overheid. Ter verbetering van de informatiehuishouding is het monitoren van de uitvoering van de Wet open overheid van groot belang, zowel voor de actieve als passieve openbaarmakingspraktijken. Uit deze monitoring kunnen we opmaken waar de informatiehuishouding openbaarmaking beperkt of vertraagt, anderzijds kunnen we hierdoor ook aanvullende manieren vinden om middels verbeterde informatiehuishouding bij te dragen aan een meer open overheid.
Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) geeft eenieder het recht op toegang tot publieke informatie, zonder dat daartoe een belang moet worden gesteld, behoudens bij die wet gestelde beperkingen. Hoewel deze wet op papier een open overheid faciliteert, is ook zichtbaar dat de uitvoering van deze wet bij overheidsorganisaties (in elk geval binnen de rijksoverheid) op problemen stuit. De gemiddelde termijn waarin Woo-verzoeken bij ministeries worden afgehandeld, is op het moment meer dan acht keer de maximaal toegestane termijn zonder verlenging. De problematiek van het afhandelen van Woo-verzoeken (de passieve openbaarheid), kan worden gezien als een symptoom van een disfunctionele informatiehuishouding. Het is moeilijk zo niet onmogelijk om snel alle informatie binnen de reikwijdte van een verzoek te kunnen leveren, de “duurzaam toegankelijke informatiehuishouding” waartoe de Woo ook verplicht, bestaat in feite niet.
Leren van de huidige praktijk rond om openbaarmaking
Het behandelen van Woo-verzoeken duurt op dit moment te lang, tot frustratie van zowel degene die een Woo-verzoek indient als van het overheidspersoneel dat de opgevraagde documenten levert. Een belangrijke bron voor verbetering van de informatiehuishouding is het monitoren van de (vertraagde) afhandeling van Woo-verzoeken: waar zitten de knelpunten, niet alleen kwantitatief, maar ook kwalitatief. Krijgen verzoekers hun informatie binnen de termijn, maar voelen zij zich ook daadwerkelijk geholpen met de informatie en, zijn ze tevreden over de behandeling zelf? Het is van belang om de monitoring op het proces en op eventuele verbetermaatregelen, te versterken, zodat ervaringen direct kunnen worden gebruikt voor het verder optimaliseren van het proces en de inrichting van de informatiehuishouding.
Passieve openbaarmaking alleen is echter niet voldoende voor een responsieve overheid. Wanneer burgers actief willen meedoen, zal de overheid ze daartoe ook actief in staat moeten stellen, primair door relevante informatie tijdig te delen. Huidige overheidsprocessen en – systemen ondersteunen de actieve openbaarmaking van informatie nog onvoldoende. Informatie is moeilijk te vinden, vaak niet in context of in relatie tot andere relevante informatie. Ook zijn teksten vaak moeilijk te begrijpen en gericht op de interne overheidsorganisatie. Ze schieten tekort om burgers daadwerkelijk in staat te stellen om mee te doen. Al bij het creëren van informatie moet rekening worden gehouden met actieve openbaarmaking. Technologie kan dit ondersteunen, als deze op een goede wijze wordt toegepast in de werkomgeving van de medewerker.
Openbaarmaking en de informatiebehoefte van de burger
Het is belangrijk om de transformatie naar een actief openbare overheid in nauwe samenwerking met (organisaties van) burgers vorm te geven, om ervoor te zorgen dat de informatiebehoefte van de burger ook echt centraal staat. Dat is dus niet alleen een kwestie van het ‘technisch’ vertalen van de opdracht in artikel 3.3 van de Woo aan de Minister van BZK om een infrastructurele voorziening te realiseren voor het actief openbaar maken van overheidsinformatie. Het gaat ook om het voeren van het gesprek. Op basis van deze dialoog dienen we de informatiehuishouding te bestendigen en dusdanig in te richten dat deze in staat is snel en actief informatie openbaar te maken op hoofdlijnen.
Een goede informatiehuishouding kan openbaarheid faciliteren als deze in staat is om snel in te spelen op de informatiebehoefte van de burgers. Dit houdt in dat relevante informatie eenvoudig te vinden is en sneller geschikt is voor openbaarmaking. Daarnaast is het van groot de belang dat wanneer informatie openbaar wordt gemaakt, deze daadwerkelijk “begrijpbaar” en bruikbaar is voor de burger.
Vragen over informatiehuishouding en openbaarmaking?
Neem dan contact op met Kees Keulemans via het e-mailadres Kees.Keulemans@minbzk.nl.
